Dok klasična struktura radnog vremena (od 8 – 16h ili od 9-17h) još uvijek tradicionalno živi u većini tvrtki, potrebe suvremenih timova postaju sve dinamičnije, gdje ljudi žele fleksibilnost, ali i stabilnu strukturu.
Za timove ili tvrtke koje se odluče na testiranje različitih modela rada ili prelazak na drugačiji oblik radnog vremena razvijamo mikro SMART web infrastrukturu, što nije ništa drugo nego mala SMART web aplikacija koja omogućava kreiranje, praćenje, analiziranje i optimiziranje radnog vremena svih djelatnika, bez obzira radi li se o fazi testiranja novih modela radnog vremena ili konačnom uvođenju novog rasporeda.
Takve mikro SMART web aplikacije, posebno se razvijaju za praćenje radnih sati, osobnih i timskih KPI-eva te stvarnu evaluaciju performansi. Funkcionalnosti se također dodatno prilagođavaju potrebama i veličini organizacije.
Zašto je ovakva aplikacija dobro rješenje?
- Nije riječ o momentalnim radikalnim promjenama, već o postepenom uvođenju sustava koji prati što se zaista događa u vašem timu: tko kada najbolje radi, kako se distribuiraju zadaci, gdje nastaje “burnout”, a gdje postoji prostor za daljni rast.
- Svaka organizacija je jedinstvena sa svojim specifičnim zahtjevima i potrebama, zato se aplikacija posebno prilagođava za svaku pojedinu tvrtku kako bi jasno definirala KPI za svaku ulogu i svaku osobu, jasno definirala raspored radnog vremena te kako bi pratila odgovarajuće pokazatelje bitne upravi. Osim navedenog djelatnici kroz aplikaciju mogu zapisivati svoje povratne informacije (što im je bolje ili loše u ovom radnom vremenu, imaju li prijedloga za drugačije radno vrijeme i što smatraju da bi s istim postigli i dr.)
- Ljudi ne mrze fiksno radno vrijeme bez razloga, već im je ono često jednostavno ne odgovara zbog životnih okolnosti (nisu u mogućnosti obaviti osobne obveze, preglede, roditeljske sastanke i drugo). Ako to ignorirate, dugoročno gubite motivaciju, energiju i talent jednostavno jer radno vrijeme nije usklađeno sa današnjim zahtjevima.
Funkcionalnosti SMART mikro aplikacije:
Kako je svaka tvrtka i organizacija jedinstvena, aplikacija se prilagođava potrebama tvrtke ali ovakve mikro aplikacije uvijek imaju neke zajedničke funkcionalnosti:
- Praćenje radnih sati – jasno vidite tko kada radi, kad je dostupan i koliko je vremena zaista bio fokusiran prema analitici i KPI pokazateljima
- KPI dashboard za svakog zaposlenika – definirani indikatori uspješnosti po ulozi, vizualizirani u stvarnom vremenu za svakog djelatnika. S ovakvim pristupom djelatnici u svakom trenutku znaju što se od njih očekuje i kakve bi rezultate trebali ostvariti. U praksi nam se dogodio slučaj da je tvrtka na KPI dashboard također dodala misiju i viziju tvrtke sa objašnjenjem (viziju na vrh stranice, misiju na dno, dok je svako radno mjesto imalo svoje objašnjenje kako taj djelatnik doprinosi misiji i viziji svojim radom) – rezultat je bio značajan porast zajedništva i kulture jer su djalatnici napokon znali s kojim ciljem i idejom rade to što rade te značajan skok u produktivnosti
- Automatske analize produktivnosti, softver generira tjedne ili mjesečne izvještaje koji pomažu timu i vodstvu da bolje razumiju realnu izvedbu svojih djelatnika. Koristeći ovakve podatke mogu djalatnicima pružiti bolje povratne informacije temeljene na činjenicama te provesti bolje treninge djelatnika
- Integracija s vanjskim alatima – sinkronizacija ovakvog sustava putem API-ja može se povezati s raznim CRM, ERP ili e-mail sustavima tvrtke u slučaju takve potrebe
- AI podrška za analizu ponašanja – iako smo ovakve sustave razvijali uglavnom bez AI integracija, danas se jednostavno može dodati i AI analiza ili drugi potrebni AI alati ovisno o potrebama tvrtke
Razvoj i temeljna svrha
Ovakve interne SMART web aplikacije danas je moguće razviti na više načina koristeći razne programske jezike, može biti online ili offline. Ideja je da svaka mikro aplikacija u potpunosti zadovoljava potrebe tvrtke, da precizno prati KPI pokazatelje i da se kroz nju može pratiti i testirati radno vrijeme sa svrhom optimizacije radnog vremena i performansi. Aplikacija sama po sebi ne nameće pravila nego stvara okvir za dijalog između menadžmenta i tima. Jer cilj nije samo “učinkovitost”, već i održiva suradnja u kojoj obje strane dobivaju više.
Ako želite modernizirati način rada svoje organizacije i razmišljate o promjenama u radnom vremenu, najbolji način za početi je s praćenjem stvarnosti. Definirajte KPI-eve, postepeno omogućite fleksibilnost koristeći podatke. Cijeli proces je kontinuirano potrebno nadzirati i analizirati.
SMART mikro aplikacija za optimizaciju radnog vremena nije čarobni štapić, ali može biti moćan alat za svakog lidera koji vjeruje u suradnju, prilagodbu i analitički vođene promjene.
Drugi izvori na ovu temu:
Rethinking working hours for productivity, well‑being and organizational harmony
